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Details zur Kassen-Nachschau stehen fest

Zur unangekündigten Kassen-Nachschau hat das Bundesfinanzministerium Einzelheiten in einem Schreiben geregelt.

Seit dem 1. Januar 2018 hat das Finanzamt das Recht, bei Unternehmen mit Bargeschäften eine unangekündigte Kassen-Nachschau durchzuführen. Die Kassen-Nachschau ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. Zwar regelt das Gesetz Zweck und Umfang der Kassen-Nachschau, doch detaillierte Vorgaben für die Finanzämter hat das Bundesfinanzministerium erst jetzt, ein halbes Jahr nach Inkrafttreten der Gesetzesänderung, veröffentlicht.

 


•    Kassenformen: Eine Kassen-Nachschau ist insbesondere möglich für elektronische oder computergestützte Kas-sensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstrecken-zähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen (summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen so-wie manuelle Einzelaufzeichnungen).
•    Kassensturz: Der Prüfer kann zur Prüfung der Kassenaufzeichnungen einen Kassensturz verlangen, da die Kas-sensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen darstellt. Ob ein Kassensturz verlangt wird, ist eine Ermessensentscheidung, die von den Umständen des Einzel-falls abhängt.
•    Zugangsrecht: Für die Kassen-Nachschau dürfen die Prüfer während der üblichen Arbeitszeiten Geschäftsgrund-stücke oder Geschäftsräume betreten. Dies schließt auch Fahrzeuge ein, die beruflich genutzt werden. Die Grundstücke, Räume oder Fahrzeuge müssen dazu nicht unbedingt Eigentum des Steuerzahlers sein. Das Betreten muss dazu dienen, Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Ein Durchsuchungs-recht gewährt die Kassen-Nachschau zwar nicht, das bloße Betreten und Besichtigen von Grundstücken und Räu-men ist jedoch keine Durchsuchung. Die Kassen-Nachschau kann auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenom-men werden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.
•    Observation: Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt auch für Testkäufe und Fragen nach dem Geschäftsinhaber. Die Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung erfolgen.
•    Ausweispflicht: Sobald der Prüfer der Öffentlichkeit nicht zugängliche Geschäftsräume betreten will, Zugang zur Kasse und den Aufzeichnungen verlangt oder anderweitig mit der Kassen-Nachschau beginnt, muss er sich ausweisen.
•    Mitarbeiter: Ist der Betriebsinhaber selbst oder sein gesetzlicher Vertreter nicht anwesend, aber Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensys-tems verfügen, muss sich der Prüfer gegenüber diesen Personen ausweisen und sie zur Mitwirkung bei der Kas-sen-Nachschau auffordern. Diese Personen haben dann die Pflichten des Betriebsinhabers zu erfüllen, soweit sie hierzu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind.
•    Ablauf: Die Aufforderung zur Duldung der Kassen-Nachschau ist ein Verwaltungsakt, der formlos erlassen wer-den kann (z. B. mündlich mit Vorzeigen des Ausweises). Nachdem der Prüfer sich ausgewiesen hat, ist der Unter-nehmer zur Mitwirkung im Rahmen der Kassen-Nachschau verpflichtet. Er muss auf Verlangen des Prüfers für ei-nen vom Prüfer bestimmten Zeitraum Einsichtnahme in seine Kassenaufzeichnungen und -buchungen sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen gewähren.
•    Datenzugriffsrecht: Der Prüfer kann auch schon vor dem 1. Januar 2020 verlangen, dass die gespeicherten Un-terlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Ab 2020 sind die digitalen Aufzeichnungen über die digitale Schnittstelle oder auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle zur Verfügung zu stellen. Sofern eine digitale Schnitt-stelle vor dem 1. Januar 2020 vorhanden ist, kann mit Zustimmung des Unternehmers eine Datenübermittlung über die einheitliche Schnittstelle erfolgen.
•    Vorlagepflicht: Auf Anforderung des Prüfers ist die Verfahrensdokumentation zum Aufzeichnungssystem ein-schließlich der Informationen zur zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung vorzulegen (Bedienungsanlei-tungen, Programmieranleitungen und Datenerfassungsprotokolle über durchgeführte Programmänderungen). Darüber hinaus sind Auskünfte zu erteilen. Bei Abwesenheit des Betriebsinhabers gelten die Mitwirkungspflichten für sachkundige Mitarbeiter entsprechend.
•    Dokumentation: Zu Dokumentationszwecken darf der Prüfer Unterlagen und Belege scannen oder fotografieren.
•    Außenprüfung: Die Kassen-Nachschau ist keine Außenprüfung, weshalb die Vorschriften für eine Außenprüfung nicht für die Kassen-Nachschau gelten. Sofern aber ein Anlass zu Beanstandungen besteht, kann der Prüfer direkt zur Außenprüfung übergehen. Der Übergang zur Außenprüfung ist eine Ermessensentscheidung. Anlass zur Bean-standung kann beispielsweise bestehen, wenn Dokumentationsunterlagen wie aufbewahrungspflichtige Betriebs-anleitung oder die Protokolle nachträglicher Programmänderungen nicht vorgelegt werden können.
•    Übergang zur Prüfung: Den Beginn einer Außenprüfung im Anschluss an eine Kassen-Nachschau muss der Prü-fer unter Angabe von Datum und Uhrzeit festhalten und den Unternehmer schriftlich über den Übergang zur Au-ßenprüfung informieren. Dabei gelten die allgemeinen Grundsätze über den notwendigen Inhalt von Prüfungsan-ordnungen sowie den sachlichen und zeitlichen Umfang von Außenprüfungen. Bei einem sofortigen Übergang zur Außenprüfung ersetzt der schriftliche Übergangshinweis die Prüfungsanordnung. Das gilt auch, wenn der Be-triebsinhaber bei der Durchführung der Kassen-Nachschau nicht anwesend ist.
•    Abschluss: Anders als bei einer Außenprüfung wird über eine Kassen-Nachschau kein Prüfungsbericht angefertigt, und ein Antrag auf verbindliche Zusage ist im Anschluss an die Kassen-Nachschau ebenfalls nicht zulässig. Sollen aufgrund der Kassen-Nachschau jedoch Besteuerungsgrundlagen geändert werden, muss dem Steuerzahler Gele-genheit zur Stellungnahme gegeben werden.
•    Festsetzungsfrist: Der Beginn der Kassen-Nachschau hemmt den Ablauf der Festsetzungsfrist nicht. Auch der Vorbehalt der Nachprüfung kann weiter bestehen bleiben, wenn eine Steuer unter diesem Vorbehalt festgesetzt worden ist.
•    Rechtsmittel: Im Rahmen der Kassen-Nachschau ergangene Verwaltungsakte können mit einem Einspruch ange-fochten werden. Der Prüfer ist berechtigt und verpflichtet, den schriftlichen Einspruch entgegenzunehmen. Der Einspruch hat keine aufschiebende Wirkung und hindert daher nicht die Durchführung der Kassen-Nachschau, es sei denn die Vollziehung wurde ausgesetzt. Mit Beendigung der Kassen-Nachschau werden Einspruch und Anfech-tungsklage gegen die Anordnung der Kassen-Nachschau unzulässig. Wurden die Ergebnisse der Kassen-Nachschau in einem Steuerbescheid berücksichtigt, muss auch dieser Bescheid angefochten werden, um ein steuerliches Verwertungsverbot zu erreichen. Für die Anfechtung der Mitteilung des Übergangs zur Außenprüfung gelten die Grundsätze für die Anfechtung einer Außenprüfungsanordnung entsprechend.