Weihnachtsfeier, Mitarbeitergeschenke und steuerliche Freibeträge ... Zum Jahresende tauchen in vielen Unternehmen dieselben Fragen auf. Was ist steuerfrei? Welche Grenzen müssen eingehalten werden? Und worauf sollten Arbeitgeber bei der Planung achten? Wir haben die wichtigsten Antworten rund um Weihnachtsfeiern und Mitarbeitergeschenke zusammengefasst.
Weihnachtsfeier: Wie viel darf sie kosten?
Eine Weihnachtsfeier ist eine schöne Gelegenheit, sich bei den Mitarbeitenden für ihren Einsatz zu bedanken. Damit die Feier steuerlich begünstigt bleibt, gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmendem Mitarbeitenden. Dieser Freibetrag kann für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr genutzt werden. Voraussetzung ist unter anderem, dass die Veranstaltung allen Mitarbeitenden des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.
Wird der Freibetrag überschritten, ist grundsätzlich nur der darüberliegende Betrag lohnsteuerpflichtig. Bei der Umsatzsteuer sieht es allerdings anders aus: Hier gelten die 110 Euro als Freigrenze. Wird diese überschritten, kann der Vorsteuerabzug für die Veranstaltung vollständig entfallen.
Was passiert, wenn Mitarbeitende kurzfristig absagen?
Das kennt vermutlich jeder: Die Weihnachtsfeier ist geplant, das Essen bestellt und kurz vorher müssen einige Mitarbeitende absagen. Steuerlich kann das Auswirkungen haben. Denn bei der Berechnung der Kosten zählt nicht die ursprünglich angemeldete Personenzahl, sondern die Zahl der tatsächlich Teilnehmenden. Die Gesamtkosten werden auf die anwesenden Personen verteilt. Dadurch kann der Betrag pro Kopf schnell steigen. Auch Begleitpersonen müssen berücksichtigt werden. Deren Kosten werden dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet – einen zusätzlichen Freibetrag gibt es für Begleitpersonen nicht.
Welche Kosten zählen zur Weihnachtsfeier?
Bei der Berechnung des Freibetrags geht es nicht nur um Essen und Getränke. Auch weitere Ausgaben fließen in die Gesamtkosten ein, beispielsweise die Raummiete, Musik, Dekoration oder eine gemeinsam organisierte Anreise. Selbst Geschenke, die im Rahmen der Weihnachtsfeier überreicht werden, können dazugehören.
Weihnachtsgeschenke für Mitarbeitende: Was ist erlaubt?
Ein kleines Dankeschön zum Jahresende gehört in vielen Unternehmen einfach dazu. Doch gerade bei Geschenken gibt es häufig Unsicherheiten. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen persönlichen Aufmerksamkeiten und Weihnachtsgeschenken. Die bekannte 60-Euro-Freigrenze für Aufmerksamkeiten gilt beispielsweise bei besonderen persönlichen Anlässen wie einem Geburtstag. Weihnachten zählt steuerlich allerdings nicht dazu. Für eigenständige Weihnachtsgeschenke kann stattdessen die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro infrage kommen. Voraussetzung ist, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind und die Freigrenze nicht bereits durch andere begünstigte Sachbezüge ausgeschöpft wurde.
Und wenn die Weihnachtsfeier doch teurer wird?
Nicht jede Weihnachtsfeier lässt sich innerhalb des Freibetrags von 110 Euro organisieren. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass Mitarbeitende die zusätzlichen Kosten selbst versteuern müssen. Unter bestimmten Voraussetzungen können Arbeitgeber den steuerpflichtigen Anteil mit 25 Prozent pauschal versteuern. Seit 2026 ist hierfür ausdrücklich gesetzlich geregelt, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen muss. Wird die Pauschalversteuerung rechtzeitig und korrekt vorgenommen, bleibt der entsprechende Vorteil grundsätzlich auch sozialversicherungsfrei.